Mal ehrlich: Wie viele Stunden gehen in deinem Unternehmen im Monat für Buchhaltung drauf? Gibt es bei dir auch immer wieder Momente, in denen du das Gefühl hast, dass es effizienter gehen müsste und der manuelle Aufwand (und Rechnungsstapel auf dem Schreibtisch) eigentlich zu groß ist?

Dann bist du nicht alleine. Die Rechnungsmanagement-Studie 2021 von GetMyInvoices zeigt, dass der größte Anteil der befragten SMEs (39%) bis zu 19 Stunden pro Monat für die Bearbeitung von Rechnungen benötigt. Bei 10% sind es sogar 20 bis 50 Stunden. Der Grund für die lange Bearbeitungszeit? Mangelnde Automatisierung in der Verarbeitung von Rechnungen. Denn: Kleine und mittlere Unternehmen haben oft keine Kenntnisse über entsprechende Lösungen (32%) oder verfügen nicht über die Zeit, um sich damit zu beschäftigen (26%). Ganz ehrlich: Für die meisten Unternehmen ist Buchführung eben ein echter Pain und wird teils als "lästige" Pflicht empfunden.

Monatliche Bearbeitungszeit für Rechnungen aus der Studie Rechnungsmanagement 2021, Quelle: GetMyInvoices

Dabei sind die Möglichkeiten der Digitalisierung im Rechnungswesen bereits soweit fortgeschritten, dass diese etwa 82% bzw. 9 von 11 Kerntätigkeiten wie Buchführung, Jahresabschluss, Finanzplanung, Rechnungslegung übernehmen können. Wahnsinn, oder? 

Falls du in Sachen Rechnungswesen & Buchführung auch noch ein Update gebrauchen kannst und erfahren möchtest, wie wir unsere Buchhaltung ohne Vollzeit Buchhalter-Stelle und mit max. 8 Stunden Aufwand pro Monat erledigen, solltest du unbedingt weiterlesen.

Vorteile der Online Buchhaltung

Wenn du dich noch nicht so intensiv mit der Digitalisierung des Rechnungswesen beschäftigt hast, fragst du dich vielleicht, warum es Sinn ergibt, Geld in ein Buchhaltungs-Tech Stack zu investieren und von einer funktionierenden Buchführung in Papier auf die digitale Buchhaltung umzusteigen:

1. Zeitersparnis: Sehr offensichtlich, sollte aber genannt werden. Ich spreche immer über Umsatz pro FTE. Dieser steig signifikant durch Nutzung von Technologie, speziell im Accounting.

2. Datenverfügbarkeit: Mit einer digitalisierten Buchhaltung kannst du jederzeit und an jedem Ort auf Buchhaltungsdaten und -dokumente zugreifen und findest diese mit wenigen Klicks. Da digitale Unterlagen gespeichert werden und zusätzlich meist eine Sicherheitsarchivierung erfolgt, kann die Gefahr des Datenverlusts minimiert werden, was Revisionssicherheit erzeugt.

3. Kommunikation: Der Austausch von digitalen Buchhaltungsdaten über digitale Schnittstellen vereinfacht die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Das spart Zeit und v.a. Kosten, bspw. fürs Steuerberaterhonorar.

4. Analysemöglichkeiten: Da alle Unternehmensbereiche im Rahmen der digitalen Buchführung vernetzt sind, bieten sich eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten, sofern du dies bspw. über große Tools umsetzt, die viele Möglichkeiten verbinden. Bspw. DATEV Unternehmen Online, in dem alle Kernprozesse des Accountings abgebildet werden können.

Und überzeugt? Ich auch! Deshalb haben wir die Buchhaltung für mokebo auch über die Jahre immer mehr digitalisiert.

Unser Weg zur digitalen Buchhaltung

Angefangen haben wir, wie viele Andere auch, ohne Schnittstellen und mit dem manuellen Vorbereiten der Buchungssätze. Bei inzwischen > 4.000 Buchungssätzen im Monat ist das aber nicht mehr möglich.

Wir hatten viele Ideen, um mit toolen SaaS Tools wie bspw. dem BuchhaltungsButler, lexoffice oder sevDesk zu arbeiten, denn unsere Belege sind immer noch eine Mischung aus sehr vielen digitalen Belegen, hin und wieder aber auch Papierbelegen, die gescannt werden müssen. Für Letztere wollten wir unbedingt sicherstellen, dass sie revisionssicher gelagert werden. Zudem haben wir eine sehr enge Partnerschaft mit unseren Steuerberatern, daher haben wir diese auch immer stark in jeden Entscheidungsprozess eingebunden.

Letztendlich haben wir heute eine maximale Automatisierung in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater. Seine Empfehlung damals war, die Vorbereitung der monatlichen Buchführung von uns durchzuführen und auf seinem System, mit zwei Tools DATEV eG Unternehmen Online und JERA GmbH - plenty to DATEV, zu arbeiten. Durch Automatismen wie schlaue, automatische Email-Weiterleitungen aller Belege und Scans durch die DATEV Upload App stellen wir sicher, dass Ausgangs- und Eingangsrechnungen extrem effizient verarbeitet werden und beim Steuerberater landen können.

Von unserem ERP plentymarkets - A product of plentysystems AG, über PayPal, Shopify, Amazon, Otto (GmbH & Co KG) bis home24 SE & Mirakl haben wir überall Schnittstellen aufgesetzt, um Buchungsreporte schnell und einfach einzulesen und zu verarbeiten. Durch die enge Abstimmung und Optimierung aller Schritte haben wir bspw. am Ende des Jahres kaum noch offene Posten, die sog. OPOS Liste und können schnell und kosteneffizient zum Jahresabschluss gelangen.

Bis heute haben wir keine Voll- oder Teilzeitkraft für die Buchhaltung eingestellt, sondern verteilen die Buchhalter-Rolle bei uns zum Großteil auf Technologie und auf mehrere Köpfe - unseren Steuerberater, unseren Teamlead Customer Success Neda Kelly, Moritz Messinger und mich. Sehr effizient und mit wenig Aufwand für alle Beteiligten.

Der Buchhaltungsprozess bei mokebo zeigt sehr gut, wie wir denken: Don’t throw people at the problem - use technology and flows instead. Es gibt für wirklich jeden Bereich so viele Möglichkeiten, Arbeitsschritte mit so zu lösen.

Zuletzt haben wir bspw. noch tiefer mit DATEV integriert und im Bereich Accounting und Finance EBICS eingeführt, die Bezahlung unserer Kreditoren direkt über die DATEV Software. Ein weiterer massiver Effizienzgewinn in der Zusammenarbeit.

Auch im Bereich Rechnungsprüfung haben wir im Team recht fulminante technische, auf Google Sheets basierte Lösungen umgesetzt, um schnell und sicher tausende Rechnungspositionen zu checken und auf die Richtigkeit zu testen. Auch hier ein Tipp an euch: es ist extrem relevant was hier an Kosten durch Fehlbuchungen zurückgeholt werden können.

What’s next?

DATEV bietet auch viele Möglichkeiten im Bereich HR, beispielsweise in Punkto Verträge & Personalakten. Zudem hat DATEV den Liquiditätsmonitor eingeführt, eine Cashflow Analyse Plattform, welche wir bereits aufgeschaltet haben. Natürlich wissen wir, dass es bei SaaS Produkten viele tolle, tiefgehendere und agile Anbieter gibt, z.B. Personio für HR oder Agicap Deutschland für Cashflow Management. Aber unsere Philosophie im Tech Stacking ist eben auch, so viel Value aus jedem einzelnen SaaS herauszuholen wie nur möglich und nicht für jedes Problem sofort neue Software aufzusetzen. Daher ist das keine One-Way-Door sondern auch Evolutionsprozess, dem wir uns immer wieder stellen.

Wie ist es bei euch? Konntet ihr das Rechnungswesen vom Pain zum Gain führen und zu etwas, das sogar richtig Spaß machen kann?